Digital arkivering

[Mikael Lundberg]

Som många andra så har jag samlat på mig ett växande antal av dokument, brev och bilder. För att kunna dela med mig till nära och kära, samt som ev garanti vid förlust av originalen, så har jag digitaliserat stora delar av innehållet och spritt ut digitala kopior hos släkten. Hittills har jag mest sparat materialet som bildfiler och i mappar med beskrivande namn men oftast låtit själva bildfilerna ha det namn de får vid fotograferingen/inscanningen. Någonstans börjar jag nu bli varse att bara för att min ordning är uppenbar och lätthittad för mig så är den inte det för andra, varför jag har börjat skissa på ett arkivschema (se t.ex. Elmborg, Elinor. Arkiveringsguide för släktforskare: för systematisk arkivering av forskarmaterial. 2a upplagan. ISBN 978-91-633-4115-1. Stockholm: 2009). Som jag ser det finns två uppenbara problem:
 
1. Vad döper man filerna till?
a) Ta t.ex. ett foto taget på en viss plats, en viss tid, och med ett visst antal personer. Ska filnamnet innehålla allt detta så blir det väldigt långt. Alternativet är att hitta på något generiskt (säg [PIC0001.jpg]) och sen iterera upp detta för övriga bilder ([PIC0002.jpg], osv), det generiska namnet binds sen samman med en mer utförlig beskrivning i t.ex arkivschemat.
b) Vad gör man i fallet med ett opublicerat dokument (säg en dagbok) som bara finns i ett original (inscannat som en pdf-fil). En första tanke skulle kunna vara att döpa denna fil till något i stil med [Andersson, Anna. Annas dagbok. 1967.pdf]. Men även här finns ju risken att filnamnet blir väldigt långt och lösningen torde även här vara att ta ett mer generiskt namn som kopplas samman med en beskrivning av innehållet.
 
2. Hur hantera filer som man arbetar med, och flera versioner av samma fil?
Vissa filer (dokument, register) är ju sådant som man själv sitter och jobbar med dagligen och bygger på eller korrekturläser. Under arbetets gång läggs det säkert till eller tas bort partier varför det kan vara av intresse att spara inte bara den senaste fil-versionen utan samtliga revisioner. Som jag ser det finns det inte stöd för detta i den traditionella modellen för ett arkivschema, vilket är helt naturligt eftersom ett arkiv på något vis är tänkt som en statisk sammanställning av en mängd handlingar. Eller misstar jag mig här?  
 
För att tillfredsställa mina båda behov ovan så ser jag framför mig ett program/system som automatiskt tar hand om lagringen av filer och döper dem efter eget huvud, och där man som användare inte behöver bry sig om filnamnet utan kan koppla filen till en beskrivning (kanske med möjlighet att ange datum, författare, tagga personer som finns med i en bild). Programmet ska även ha stöd för revisionshantering av filerna och deras beskrivningar, samt det mest uppenbara, ge användaren möjlighet att söka efter olika attribut. Programmet ska dessutom vara lika framtidssäkert som filformaten pdf, jpg så att man även fortsättningsvis kan komma åt sina filer nästa gång man uppgraderar sitt operativsystem.
 
Jag antar att jag inte är ensam om ovan beskrivna (växande) problem, många borde åtminstone ha ett bildarkiv som växer i antal för varje år som går. Hur har ni löst er digitala arkivering? Känner någon till ett program/webtjänst på marknaden för att hantera både arkivering och revisionshantering enligt ovan?